Als je licenties bij ons hebt voor Microsoft 365 kun je deze toewijzen aan gebruikers in je Microsoft beheer omgeving. Je kunt net zo veel gebruikers aanmaken als je wilt en de licenties tussen die gebruikers zo vaak verschuiven of wisselen als nodig is. Dit kost niks extra's. In dit artikel vertellen we hier wat meer over.
Inhoudsopgave
- Wat is een licentie
- Hoe koppel ik een licentie aan een gebruiker
- Hoe haal ik een licentie weg bij een gebruiker
- Is alle data van een gebruiker meteen weg?
- Welke licentie zeg je op als een gebruiker is verwijderd
Wat is een licentie
Een licentie is een betaalde overeenkomst waarmee je een gebruiker het recht geeft om diensten van Microsoft 365 te gebruiken. Een licentie is dus niet gekoppeld aan data zoals mails, bestanden of gegevens van een gebruiker. Het geeft alleen de mogelijkheid om deze data te gebruiken. Je kunt het vergelijken met een batterij die je nodig hebt om een elektrisch apparaat te gebruiken.
Hoe koppel ik een licentie aan een gebruiker
Om dit te doen heb je beheerdersrechten nodig in je Microsoft 365 omgeving. Log in op https://portal.office.com/adminportal en kies in het menu links voor Gebruikers en dan Actieve gebruikers. Klik een gebruiker aan en kies voor het tabblad Licenties en apps. Je ziet nu een overzicht van de licenties. Je kunt deze uit- of aanvinken. Aanvinken betekent dat een licentie geactiveerd is voor deze gebruiker. Door een licentie uit te vinken is deze losgekoppeld van deze gebruiker en weer beschikbaar voor een ander.
Hoe haal ik een licentie weg bij een gebruiker
Zoals aangegeven in de vorige paragraaf: je kunt een licentie uit- of aanvinken. Vink je er eentje uit en klik je op opslaan, dan is de licentie bij deze gebruiker weggehaald. Deze gebruiker kan nu niet meer bij hun mail, opgeslagen bestanden of persoonlijke data. Als je een licentie opzegt dan wordt deze verwijderd.
Is alle data van een gebruiker meteen weg?
Nee. Als je een licentie verwijderd en binnen 30 dagen weer terugzet, wordt alle data weer hersteld. De betreffende gebruiker kan dan weer bij hun mail en bestanden. Na 30 dagen is alles wel echt weg en niet meer te herstellen. Als je één licentie weghaalt en een ander er voor in de plaats activeert, blijft de data bestaan die binnen de capaciteit van de licentie past. Voorbeeld: Heeft een collega een Basic licentie met postvakken en bestanden in de cloud en geef je diegene in plaats daarvan een Exchange Online licentie? Ze kunnen dan na de omzetting gewoon hun mail blijven gebruiken, maar de bestanden zijn niet meer benaderbaar.
Welke licentie zeg je op als een gebruiker is verwijderd
Zoals eerder aangegeven is een licentie niet gekoppeld aan de data van een gebruiker. Het maakt dus niet uit welke licentie er wordt opgezegd; het gaat alleen om het aantal. Zorg dat je de licentie uitschakelt voor de collega waarvan je de gebruikersaccount wilt verwijderen. Daarna kun je de licentie opzeggen en de niet gebruikte licentie wordt dan automatisch door Microsoft verwijderd; de overigen blijven gewoon werken. Lees meer over opzeggen in dit artikel.