In het Microsoft beheercentrum beheer je gemakkelijk je gebruikers. Elke gebruiker heeft een eigen licentie nodig. Nieuwe licenties voor Microsoft 365 , Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven of Sharepoint bestel je eenvoudig via onze website.
Op de website van Microsoft vind je een handige uitleg over de onderstaande handelingen:
Alias instellen
Elk postvak heeft een primair adres. Dit is het e-mailadres waarmee je mailt vanuit je postvak. Daarnaast kunnen aliassen ingesteld worden op een postvak. Een alias is een extra e-mailadres waar naar toe gemaild kan worden.
Bijvoorbeeld: Coen heeft als primair adres (en gebruikersnaam) coen@domein.nl. Veel mensen maken een spelfout in zijn naam en e-mailen naar koen@domein.nl. Om ervoor te zorgen dat ook deze e-mails binnenkomen, stelt hij koen@domein.nl in als alias.
Aliassen kun je instellen op gebruikerspostvakken en op gedeelde postvakken:
- Een alias voor een gebruiker stel je in via Actieve gebruikers in het Microsoft 365 Admin Center.
- Een een alias voor een Gedeeld postvak stel je in via Gedeelde postvakken in het Microsoft 365 Admin Center.
Op één van deze pagina’s klik je op het betreffende postvak en klik je achter '(Gebruikers)naam' op 'bewerken'. Vervolgens voeg je aliassen toe en klik je op ‘Opslaan’.
Instellen dat gebruikers mails mogen doorsturen naar externe mailadressen
Sinds oktober 2020 blokkeert Microsoft het doorsturen naar externe e-mailadressen in hun standaard uitgaande spambeleid. Als gebruikers een externe forward hebben ingesteld krijgen ze een melding waar onder andere het volgende instaat:
"Delivery has failed to these recipients or groups.
Your message wasn't delivered because the recipient's email provider rejected it.
Access denied, Your organization does not allow external forwarding"
Als beheerder pas je gemakkelijk het standaardbeleid aan, zodat doorsturen naar externe mailadressen wel mogelijk is. Hiervoor doe je het volgende:
- Log in op https://protection.office.com/antispam
- Klik links naast 'Spamfilterbeleid voor uitgaande spam (altijd AAN)' op de pijl
- Klik op 'Beleid bewerken' en klik op 'Automatisch doorsturen'
- Verander de optie hieronder in: 'Aan- Doorsturen is ingeschakeld'
- Klik op opslaan.
Automatisch doorsturen is vanaf nu voor alle huidige en toekomstige externe forwards weer actief.
Gedeeld postvak
Een gedeeld postvak is een apart postvak waaraan je gebruikers als lid kunt toevoegen. Bedrijfsbrede e-mailadressen, zoals info@domein.nl of sales@domein.nl zijn vaak gedeelde postvakken. Meerdere mensen in de organisatie (de leden) kunnen het postvak benaderen en met het postvak mailen.
Een uitleg over het aanmaken van gedeelde postvakken en het toewijzen van leden vind je op de supportpagina van Microsoft.
Beveiligingsgroep
Een beveiligingsgroep is een gemakkelijke tool om een groep mensen toegang te geven tot verschillende onderdelen van Microsoft 365.
Voorbeeld:
De verkoopafdeling van een bouwbedrijf heeft zes medewerkers. De zes medewerkers werken samen in een SharePoint-site en beheren het e-mailadres dat begint met sales@.
De zes medewerkers zijn lid van de beveiligingsgroep Sales. De beveiligingsgroep 'Sales' heeft bewerkrechten op de SharePoint-site en is lid van de gedeelde postvakken. Als een lid de verkoopafdeling verlaat dan hoeft hij/zij alleen uit de beveiligingsgroep verwijderd te worden.
Meer informatie over het aanmaken, bewerken en verwijderen van beveiligingsgroepen vind je op de website van Microsoft.
Ook handig: